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Tipps und Hinweise zum Jahresabschluss

In der Auftragsverwaltung geht es hauptsächlich darum, das Rechnungsausgangs- und  -Eingangsbuch  zu löschen und den Rechnungsjahreszähler im Kundenstamm zurückzusetzen (der Rechnungsjahreszähler zählt die Rechnungen für jeden Kunden und kann auf den Formularen angedruckt werden, um den Kunden einen Kontrollmechanismus für Eingangsrechnungen zu bieten). Für diese Aufgabe steht ein Sonderprogramm zur Verfügung. Wählen Sie hierzu den Menüweg Auftragsverwaltung à Menü Sonderprogramme à Jahresabschluss Auftragssystem.

Da dieses Programm die Speicher der Rechnungsbücher verschiebt, sollten Sie das Programm mit der root - Berechtigung ausführen. Nach dem Programmlauf stehen das Rechnungseingangs- und Ausgangsbuch auf DM/€ 0.00 und alle Rechnungsjahreszähler beginnen wieder bei 1.

Für die Statistiken ist kein Jahresabschluss erforderlich, da die Daten hier sowieso nach Perioden getrennt gesammelt werden.

Die verschiedenen Belegnummern, wie Lieferschein-Nummer, Rechnungs-Nummer usw. dürfen nicht geändert werden ! – Das Programmsystem geht von der Annahme aus, das bestimmte Belegnummern eindeutig sind und arbeitet nicht mehr zuverlässig, wenn Sie beispielsweise durch Rücksetzen Ihrer Belegnummernkreise bereits vergebene Nummern erneut ins Spiel bringen. Sollte im Einzelfall ein Nummernkreis erschöpft sein, nehmen Sie bitte unbedingt mit Ihrem Systembetreuer Kontakt auf, bevor Sie versuchen, Belegnummern im Firmenstamm zu ändern.

Finanzbuchhaltung

In der FiBu gibt es keinen besonderen Jahresabschluss – der Monatsabschluss erkennt automatisch das Jahresende (soweit Ihr Wirtschaftsjahr nicht vom Kalenderjahr abweicht) und führt dann einen modifizierten Monatsabschluss durch:

·         im Sachkontenbereich werden keine Salden nach Januar übertragen

·         alle Personenkonten erhalten einen Saldenübertrag wie sonst auch.

 Im Sachkontenbereich müssen alle Geldkonten, Anlagekonten sowie die Sammelkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten manuell eröffnet werden. Sie können diese EB-Buchungen von der Maschine erstellen lassen, sofern die betroffenen Konten im Sachkontenstamm entsprechend gekennzeichnet sind. Dieses Verfahren hat den Vorteil, das es nachträgliche Korrekturen im alten Jahr berücksichtigt und bei einem erneuten Lauf nur noch die Buchungen bildet, die durch die Korrekturen notwendig wurden.

Um das Verfahren zu nutzen, muss zunächst jedes Konto, das eröffnet werden soll, im Sachkontenstamm im Feld „EB-Buchung bilden“ mit einem „J“ gekennzeichnet werden.

Im Menü „Buchungsarbeiten“ wird dann mit der Auswahl „Eröffnungsbuchungen bilden“ ein Programm gestartet, das wahlweise nur eine Kontroll-Liste oder zusätzlich auch eine Schnittstellen-Datei mit den Eröffnungsbuchungen erzeugt. Diese Datei wird dann wie gewohnt mit dem Punkt „Datenübernahme FIBUIN.DAT“ in die Stapeldatei übernommen und kann anschließend gebucht werden.

Bitte beachten Sie, dass Eröffnungsbuchungen stets in die Periode 01 übernommen werden, um eine Wiederholung und eine Erkennung der Korrekturbuchungen zu gewährleisten.

Allgemein empfiehlt sich zum Jahresabschluss folgende Vorgehensweise:

·         schließen Sie das alte Jahr möglichst zügig ab, um alle Personenkonten in das neue Jahr zu übertragen

·         bilden Sie die Eröffnungsbuchungen mit dem vorgesehenen Programm. Das stellt sicher, dass Sie später, wenn alle Abschlussarbeiten im alten Jahr fertiggestellt sind, automatisch die dann noch fehlenden Eröffnungskorrekturen generieren können.

 

Lohn & Gehalt

Im Bereich der Lohnabrechnung werden am Jahresende verschiedene Drucklisten erstellt, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Sie können mit der Erstellung warten, bis Sie die aktuelle Software mit dem Stand des neuen Jahres Anfang Januar erhalten haben, da alle aufgeführten Listen auch nach dem Update erstellt werden können (für die LSt-Karten-Bescheinigungen und die SV-Jahresmeldungen müssen Sie den Update abwarten):

·         Erstellen Sie das Jahreslohnkonto und die Personalstammdaten – Liste. Sie können wählen, ob Sie diese Daten auf einer Liste oder getrennt erstellen möchten.

·         Drucken Sie die Lohn-Firmenstammdaten (hierbei werden auch die Daten der Krankenkassen gedruckt).

·         Erstellen Sie eine Liste der Lohnarten-Stammdaten.

·         Erstellen Sie die Spendedatei für die Lohnsteuerbescheinigungen, die das WYM Telemodul dann an die Finanzverwaltung überträgt. Im Programm SV-Jahresmeldungen erstellen finden Sie einen Punkt, mit dem Sie eine Meldeliste zur Eingabe in SV-Net erzeugen..

Alle Programme finden Sie über den Menüweg Lohn/Gehaltsabrechnung à Drucklisten erstellen (Stammdaten-Bereich).

Für das neue Kalenderjahr werden dann die Jahresarbeits-Kalender gebildet. Hierzu wählen Sie das Programm Lohn/Gehaltsabrechnung à Stammdatenpflege à Jahresarbeitskalender und bilden für jede vorhandene Arbeitsgruppe einen neuen Kalendereintrag. Vergessen Sie bitte hierbei nicht, die ausgewiesenen Feiertage zu kontrollieren und ggf. auf Ihre örtlichen Verhältnisse anzupassen.

 

 

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Stand: 11. Januar 2006