Hinweise und Tipps zur Umstellung der WYM-Software auf EURO Stufe II

Nachdem Ihre bestehende Lösung auf den Software-Stand EURO II (Masterstand 2001/04 oder später) umgestellt ist, sollten Sie einige Punkte beachten, um vor allem in der Übergangszeitzeit problemlos mit dem System zu arbeiten. Nachfolgend finden Sie daher einige Punkte, die Ihnen als Arbeitshilfe dienen können. Diese Liste wird in loser Reihenfolge geführt und, soweit notwendig oder neue Erkenntnisse anstehen, ständig erweitert.

 

Sonderprogramm zum 2.1.2002

Zu Beginn des neuen Jahres werden noch einige Prüfungen und Umstellungen an den Datenbeständen notwendig, da nunmehr keine Belege in DM mehr erstellt werden dürfen. Hierzu haben wir alle notwendigen Prüfungen und Konvertierungen in einem Sonderprogramm zusammengefasst, das Sie über den Menüweg 

Auftragsverwaltung --> Menü Sonderprogramme --> Sonderprogramme EURO --> Datenpflege zum 01.02.2001 

finden. Mit diesem Dienstprogramm werden folgende Arbeiten erledigt:
- Im Kundenstamm wird das Währungskennzeichen generell auf 02 EURO umgesetzt.
- Alle Kunden-Objektpreise, die noch in DM erfasst sind, werden nach EURO umgerechnet.
- Alle laufenden Angebote und Aufträge werden, soweit sie in DM erfasst wurden, nach EURO geändert.
- Alle Kassendateien werden nach EURO umgestellt (nur für Anwender des Kassensystems).


Sie sollten dieses Dienstprogramm zu Beginn des neuen Jahres starten, um die beschriebenen Änderungen ihrer Stammdaten durchzuführen.

 

Einkaufspreise (EKP)

Alle Einkaufspreise in den Stammdaten wurden bei der Einrichtung des neuen Software – Standes nach EURO umgerechnet. Die Anzeige und Erfassung der EKPs erfolgt von nun an ausschließlich in EURO. Auch in der Auftragsbearbeitung für neue Aufträge wird der EKP stets in EURO angezeigt; dies gilt auch für Aufträge an Kunden, die noch in DM abgerechnet werden. Die ausgewiesenen Aufschläge und Spannen beziehen sich stets auf das Wertepaar EURO EKP – EURO VKP.

 

Kassensoftware

Die Kassensoftware stellt sich automatisch (d.h. nach dem vorhandenen Systemdatum) auf die EURO-Variante um. Am letzten Arbeitstag im Jahr 2001 sind daher unbedingt folgende Tätigkeiten vorzunehmen:

· Entnahme des Kassenendbestandes in DM; der Kassenbestand muss DM 0.00 am Tagesende betragen.

· Abschluss aller Kassen

· Übernahme in die Finanzbuchhaltung (dieser Schritt nur, soweit Sie die Kassenbewegungen durch die Schnittstelle buchen lassen)

· Durchführen des Pflegeprogramms "Sonderprogramm zum 01.02.2002" (siehe vorstehend), um die Kassenvorträge und die Kassenpreise auf EURO umzustellen.

Am ersten Werktag im neuen Jahr wird dann der neue Kassenbestand eingetragen; ab diesem Zeitpunkt verwendet die Kassensoftware ausschließlich die Währung EURO.

Hinweis: Um für die ersten Tage im neuen Jahr eine Arbeitserleichterung am Kassenterminal zur Verfügung zu stellen, kann als „GEGEBEN" sowohl ein DM- als auch ein EURO - Betrag gleichzeitig eingetragen werden. Der DM-Betrag wird automatisch in einen EURO - Betrag umgerechnet und –zusammen mit einem ggf. gleichzeitig erhalten EURO - Betrag – als EURO - Summe ausgewiesen. Die Anzeige des Rückbetrages erfolgt natürlich in EURO.

Alle anderen, unbaren Zahlungsmittel (z.B. Schecks) müssen stets in EURO ausgestellt bzw. erfasst werden.

 

Preispflege

Die Preise der 10 Preisschienen im Artikelstamm sind bekanntlich getrennt sowohl in DM als auch in EURO vorhanden. Die Preisfindung verwendet für die Ermittlung eines Preises, der auf diese 10 Preisschienen basiert, jeweils entweder die DM – oder die EURO - Seite (in Abhängigkeit des Währungskennzeichens im Kundenstamm). Sofern ein Preis nicht vorhanden ist (DM 0.00 bzw. EURO 0.00), wird er aus seinem Spiegelpreis generiert. Sind beide Preise vorhanden, findet keine Umrechnung statt – es wird der jeweilige Preis verwendet.

Daraus ergibt sich für manuelle Preisänderungen die Notwendigkeit, stets beide Preise zu pflegen oder aber den bisherigen DM-Preis zu löschen, sofern eine exakte Umrechnung aus dem EURO-Preis erfolgen soll. Sofern Sie allen Kunden bereits Rechnungen ausschließlich auf EURO - Basis erstellen, ist der alte DM-Preis natürlich ohne Bedeutung, da dann alle Kunden ja die EURO - Preise verwenden.

 

Artikel-Schnellanlage bzw. Schnellpflege

Die Programme zur Artikelschnellanlage bzw. –Schnellpflege pflegen nur die Preise einer Währung. Bisher wurden die DM-Preise gepflegt; ab dem neuen Software - Stand EURO II werden ausschließlich die EURO - Preise gepflegt. Sofern Sie die Schnellpflege – Programme verwenden, ergeben sich hieraus für Sie einige Punkte, die es zu beachten gilt:

· Sofern Sie ausschließlich bereits in EURO fakturieren, treten keinerlei Probleme auf (siehe vorstehenden Punkt)

· Fakturieren Sie sowohl in DM und in EURO oder setzen Sie die Kassen-Software ein, müssen Sie einen der beiden folgenden Schritte nach jeder Schnellpflege vornehmen:

- Manuelle Nachpflege der DM-Preise im Artikelstamm oder

- Manuelles Löschen der DM-Preise im Artikelstamm auf DM 0.00. In diesem   Fall ergibt sich der DM-Endpreis durch umrechnen aus dem EURO - Wert.

 

Artikel-Sonderpreise und Kunden-Objektpreise

Bei der Installation der EURO - Software Stufe II wurden alle Sonderpreise und Objektpreise in EURO konvertiert. Sie erkennen dies am geänderten Währungskennzeichen. In der Zeit, in der Sie derartige Preise für Kunden hinterlegen, die weiterhin noch in DM fakturiert werden, sollten Sie den Preis trotzdem in EURO festlegen, da die Sonderpreise automatisch in die alte DM-Währung umgerechnet werden, wenn Sie einen Auftrag erfassen. Legen Sie jedoch den Sonderpreis in DM fest, bleibt dieser Eintrag für die Zukunft vorhanden. Dies wird später z.B. beim Preislistendruck Probleme bereiten, da es dann DM nicht mehr als gültige Währung gibt.

Aktionspreise

Alle Aktionspreise wurden in EURO umgerechnet, also auch Preise für bereits abgelaufene Aktionen. Neue Aktionspreise können nur noch in EURO festgelegt werden. Auch hier gilt für Kunden, die noch in DM fakturiert werden, das ein Aktionspreis in den Auftrag übernommen und nach DM umgerechnet wird.

 

 

 

 

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Stand: 18. Dezember 2001