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Kundeninfo 2 - 2001

Werte Anwenderin, werter Anwender,

nun ist es also soweit – in wenigen Tagen nehmen wir endgültig Abschied von der D-Mark. Wir haben in den letzten Monaten alle Anwender auf den aktuellen Software – Stand EURO II umgestellt. Mit diesem Schreiben wollen wir Ihnen noch einige zusätzliche Informationen zur Verfügung stellen, die für die einzelnen Programmpakete von Interesse sind.

 

Die Auftragsverwaltung

Im Bereich der Auftragsverwaltung finden Sie ein Menü mit allen Sonderprogrammen zum Bereich EURO über den Menüweg Auftragsverwaltung à Menü Sonderprogramme à Menü Sonderprogramme EURO.

Am Ende des 31.12. bzw. zu Beginn des ersten Arbeitstages im neuen Jahr muss aus diesem Menü das Programm „Datenpflege zum 02.01.2002" aufgerufen und gestartet werden. Dieses Programm nimmt folgende Einstellungen bzw. Änderungen vor:

- Im Kundenstamm wird das Währungskennzeichen generell auf 02 EURO umgesetzt.

- Alle Kunden-Objektpreise, die noch in DM erfasst sind, werden nach EURO umgerechnet.

- Alle laufenden Angebote und Aufträge werden, soweit sie in DM erfasst wurden, nach EURO geändert.
- Alle Kassendateien werden nach EURO umgestellt (nur für Anwender des Kassensystems).

Weiterhin kann das Programm „EURO-Preise in den Artikelstamm einpflegen" gestartet werden; es nimmt noch einmal einen Abgleich zwischen der EURO-Preisliste und der Anzeige der Preise im Artikelstamm vor und sorgt dafür, dass in allen Artikeln einheitlich EURO – Preise dargestellt werden (betrifft hauptsächlich Reports !)

Das Kassensystem

Anwender mit der Kassensoftware müssen unbedingt die nachfolgend beschriebenen Arbeiten in dieser Reihenfolge durchführen:

· Entnahme des Kassenendbestandes in DM; der Kassenbestand muss DM 0.00 am Tagesende betragen.

· Abschluss aller Kassen

· Übernahme in die Finanzbuchhaltung (dieser Schritt nur, soweit Sie die Kassenbewegungen durch die Schnittstelle buchen lassen)

· Durchführen des Pflegeprogramms "Sonderprogramm zum 02.01.2002" (siehe vorstehend), um die Kassenvorträge und die Kassenpreise auf EURO umzustellen.

Am ersten Werktag im neuen Jahr wird dann der neue Kassenbestand eingetragen; ab diesem Zeitpunkt verwendet die Kassensoftware ausschließlich die Währung EURO.

Hinweis: Um für die ersten Tage im neuen Jahr eine Arbeitserleichterung am Kassenterminal zur Verfügung zu stellen, kann als „GEGEBEN" sowohl ein DM- als auch ein EURO - Betrag gleichzeitig eingetragen werden. Der DM-Betrag wird automatisch in einen EURO - Betrag umgerechnet und –zusammen mit einem ggf. gleichzeitig erhalten EURO - Betrag – als EURO - Summe ausgewiesen. Die Anzeige des Rückbetrages erfolgt natürlich in EURO.

Alle anderen, unbaren Zahlungsmittel (z.B. Schecks) müssen stets in EURO ausgestellt bzw. erfasst werden.

Die Finanzbuchhaltung

Die Programme der FiBu selbst sind seit mehreren Jahren weitgehend EURO-fähig. Alle Belege werden in DM oder EURO erfasst, alle Auswertungen, Listen, Konten usw. können jederzeit in beiden Währungen erstellt werden. Eine Konvertierung von Daten ist daher im gesamten Grundsystem nicht notwendig; Sie stellen lediglich im Firmenstamm das Währungskennzeichen von „1" auf „2" um, um nun als Vorschlag in den Programmen EURO zu erhalten.

Änderungen ergeben sich im Bereich des Zahlungsverkehrs zur Erstellung von Bankdisketten (Gutschriften, Lastschriften). Im Regelfall wird eine Diskette mit der Währung erstellt, in der auch die OP-Belege in die Zahlungsdatei eingeflossen sind. Da nun aber viele Banken ab dem 02.01. keine Disketten mehr annehmen, die in DM erstellt wurden, haben wir das Disketten-Erstellungsprogramm modifiziert. Wird als Diskettenwährung EURO angegeben, werden alle vorhandenen Zahlungen (unabhängig von ihrer Währung) auf die Diskette übernommen, wobei natürlich DM-Zahlungen nach EURO umgerechnet werden.

Hinweis: Sofern Sie die Zahlungsbelege in EURO in die Zahlungsdatei übernehmen, benötigen Sie das modifizierte Programm nicht!

Der Bereich der Anlagenbuchhaltung ist der einzige FiBu-Bereich, der eine Datenkonvertierung notwendig macht. Hier werden alle vorhandenen Abschreibungswerte nach EURO konvertiert (unter Beibehaltung der DM-Beträge), um für vorausgehende Zeiträume noch DM-Auswertungen zu erstellen und somit der allgemeinen Verfahrensweise aller FiBu-Programme zu entsprechen. Da die AfA-Tabellen und der Anlagenspiegel, die zum 31.12. des laufenden Jahres benötigt werden, noch in DM erstellt werden, ist eine Auslieferung der EURO-Version erst im ersten Quartal des nächsten Jahres vorgesehen.

 

Lohn & Gehalt

Für den Bereich der Lohnabrechnung wird ebenfalls eine Datenkonvertierung notwendig. Hierbei bildet ein Sonderprogramm für jeden Mitarbeiter einen neuen Historien-Eintrag, um die vorhandenen Löhne und Gehälter nach EURO umzurechnen.

Das bisherige Lohnkonto bleibt mit seinen DM-Werten erhalten; ab Januar 2002 wird das Lohnkonto dann in EURO geführt und alle Abrechnungen werden natürlich in EURO erstellt.

Muss eine Korrektur bzw. Rückrechnung nach 2001 erfolgen, werden die Korrekturabrechnung sowie die korrigierte Lohnsteuer- bzw. Kassenmeldung in DM erstellt und in EURO überwiesen – so will es der Gesetzgeber.

Viele Grenz- und Schwellwerte wurden vom Gesetzgeber bei der Umstellung nach EURO neu gerundet, so dass auch ein neuer Programmablaufplan zur Steuerermittlung nötig wurde.

 

Anwender unseres LOHN-Systems erhalten etwa Mitte Januar den aktualisierten Programmstand; hierzu erhalten Sie in den nächsten Tagen noch ein separates Anschreiben.

 

Im Bereich der Lohnabrechnung werden am Jahresende verschiedene Drucklisten erstellt, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Sie können mit der Erstellung warten, bis Sie die aktuelle Software mit Stand 2002 Anfang Januar erhalten haben, da alle aufgeführten Listen auch nach dem Update erstellt werden können (für die LSt-Karten-Aufkleber und die SV-Jahresmeldungen müssen Sie den Update abwarten):

· Erstellen Sie das Jahreslohnkonto und die Personalstammdaten – Liste. Sie können wählen, ob Sie diese Daten auf einer Liste oder getrennt erstellen möchten.

· Drucken Sie die Lohn-Firmenstammdaten (hierbei werden auch die Daten der Krankenkassen gedruckt).

· Erstellen Sie eine Liste der Lohnarten-Stammdaten.

· Auf Wunsch können Sie auch die Lohnsteuerkarten–Aufkleber bedrucken (hierzu können Sie über uns geeignete Aufkleber beziehen) und die Jahresmeldungen der Sozialversicherung erstellen (hierfür ist ein Laserdrucker Voraussetzung).

Alle Programme finden Sie über den Menüweg Lohn/Gehaltsabrechnung à Drucklisten erstellen (Stammdaten-Bereich).

Für das neue Kalenderjahr werden dann die Jahresarbeits-Kalender gebildet. Hierzu wählen Sie das Programm Lohn/Gehaltsabrechnung à Stammdatenpflege à Jahresarbeitskalender und bilden für jede vorhandene Arbeitsgruppe einen neuen Kalendereintrag. Vergessen Sie bitte hierbei nicht, die ausgewiesenen Feiertage zu kontrollieren und ggf. auf Ihre örtlichen Verhältnisse anzupassen.

 

 

Hinweis zum Internet:

Alle Punkte zur EURO – Umstellung sowie Hinweise zu den Jahresabschlussarbeiten der verschiedenen Systeme finden Sie im Service – Bereich unserer Internet – Seiten unter www.wym.de.

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Während der Feiertage – also am 27. und 28.12. – ist unser Büro im Notdienst besetzt. Sollten Sie uns telefonisch auf Anhieb nicht erreichen, hinterlassen Sie bitte einfach eine kurze Mitteilung auf dem Anrufbeantworter – wir melden uns auf jeden Fall bei Ihnen!

 

 

Für den Augenblick bleibt mir nur noch, Ihnen, Ihren Familienangehörigen und allen Beschäftigten ein gesegnetes und besinnliches Weihnachtsfest 2001 und einen angenehmen Übergang in das neue Jahr zu wünschen – auch und besonders im Namen aller Mitarbeiter/innen..

 

 

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Stand: 03. Januar 2002